Smart working: come organizzare l’ufficio in casa

Lavorare smart: consigli per organizzare l’ufficio in casa

Tutti noi stiamo affrontando un periodo difficile: se è vero che molte persone hanno fatto dello smart working la propria filosofia di vita da tempo, è altrettanto vero che la maggioranza di noi si è ritrovata a dover lavorare da casa non per propria libera scelta. Se anche tu ti trovi in questa situazione, probabilmente stai facendo un’enorme fatica ad abituarti a questa nuova dimensione lavorativa “casalinga”.

Oggi vogliamo aiutarti a superare gli ostacoli del lavoro a distanza. In questo nostro articolo ti racconteremo i benefici dello smart working e ti daremo dei suggerimenti utili per organizzare il tuo ufficio casalingo, senza perdere produttività e concentrazione.

Magari, passato questo periodo, potrebbe venirti voglia di rendere permanente il tuo spazio di lavoro in casa!

5 elementi necessari per lavorare (bene) da casa

La postazione di lavoro
La postazione di lavoro ideale è una scrivania da posizionare vicino a un punto luce naturale. La scrivania è il fulcro del tuo ufficio casalingo, lo spazio in cui organizzare e svolgere le tue attività: ti consigliamo di scegliere un modello spazioso e profondo, che possa accogliere un computer fisso o portatile, ma che ti conceda abbastanza spazio per prendere appunti e tenere a portata di mano ciò che usi più spesso (penne, post-it, raccoglitori o altro).Spesso accade, però, che non si abbia abbastanza spazio in casa per una scrivania oppure, come in questo periodo, si sia costretti a lavorare da casa senza aver avuto il tempo di organizzare un’area dedicata. Come fare in questi casi? L’importante è scegliere comunque un tavolo ampio, sul quale poter approntare uno spazio di lavoro mobile.
La sedia
Se lavori da casa passerai diverse ore seduto, molte di più di quante ne passeresti in ufficio. Già, perché se condividi l’ufficio con altre persone può capitare di alzarti per confrontarti con un collega, andare alla macchinetta del caffè o a scambiare due chiacchiere con qualcuno nella stanza accanto. Al contrario, se lavori da casa, riunioni e pause avvengono online, quindi hai sempre meno occasioni per alzarti dalla sedia. Capisci perché devi scegliere una sedia davvero comoda? Per evitare problemi di postura, usa una sedia ergonomica. In commercio ce ne sono di diversi, ma ecco alcune caratteristiche a cui devi prestare attenzione:
- Lo schienale reclinabile, per adattarsi alla curvatura naturale dello scheletro, fornire supporto alla zona lombare, alleviando la pressione sanguigna nella parte bassa della schiena;
- I braccioli regolabili, per permettere ai gomiti di stare vicino al corpo e alle spalle di rimanere rilassate. In alternativa, puoi optare per una sedia senza braccioli;
- La seduta comoda, ovvero delle corrette dimensioni di lunghezza e larghezza e con bordi imbottiti, in modo da proteggere la circolazione sanguigna nelle gambe.
L’illuminazione
Ti abbiamo già anticipato che la tua postazione di lavoro deve essere vicino a una fonte di luce naturale: l’ideale è che la luce arrivi in modo frontale o laterale rispetto al piano di lavoro.Se ciò non fosse possibile o se hai comunque necessità di lavorare la sera, devi dotarti di una buona lampada da lavoro, da integrare con una luce da soffitto: l’illuminazione a soffitto diffonderà luce nell’ambiente, mentre la lampada illuminerà direttamente il tuo spazio di lavoro. Questa doppia illuminazione aiuta i tuoi occhi a non affaticarsi, evitando di creare ombre fastidiose per la visione periferica.A seconda della posizione della tua scrivania e dello spazio disponibile, puoi scegliere tra:
- Lampade da tavolo, se hai un piano di lavoro ampio;
- Lampade da parete, nel caso in cui la tua scrivania sia appoggiata a muro e non sia molto grande;
- Lampade con pinza o lampade da PC, da posizionare direttamente sullo schermo del computer o attaccare tramite porta USB al computer portatile, in modo da illuminare correttamente la tua area di lavoro, anche se mobile.
Per non affaticare la vista ti consigliamo di scegliere una luce neutra per la tua lampada da lavoro, né calda, né fredda: la luce bianca, incolore, è la migliore illuminazione per il tuo ufficio casalingo, poiché è quella che più si avvicina alla luce solare. Altrimenti, preferisci una luce a LED: se hai già una casa smart, sul mercato trovi anche delle lampadine a LED che modificano la luce in base alle tue esigenze, così puoi passare dall’illuminazione dà lavoro a quella da relax con un solo comando vocale.
L’archivio
Se nella tua attività lavorativa devi stampare documenti da stampare, consultare libri, leggere e sottolineare per trovare ispirazione, può essere complicato mantenere ordinato il tuo piano di lavoro. Complicato, ma indispensabile per la tua produttività.Se poi stai lavorando sul tavolo della cucina o su un altro piano che viene usato da tutta la famiglia in orari differenti, ecco che l’ordine è obbligatorio per non impazzire: ti servono un archivio o dei cassetti in cui poter riporre tutto ciò che non stai usando in quel momento.Le soluzioni sono molteplici, non devi necessariamente acquistare il classico archivio da ufficio che magari fa a pugni con lo stile d’arredamento della tua casa. A seconda delle tue necessità, puoi usare una semplice cassettiera in plastica, delle mensole o una libreria (anche a giorno, ma ben ordinata).Lavorare da casa non significa lavorare 24 ore su 24: avere un archivio ti aiuta a fare ordine – fisico e mentale – alla fine della tua giornata di lavoro. Difatti, per te che lavori da casa, riporre il computer portatile in un cassetto o i documenti all’interno dell’archivio, significa spegnere la luce dell’ufficio e staccare mentalmente dal lavoro.
Altri elementi utili
Spesso non badiamo ad altri elementi che ci appaiono “complementari”, ma costituiscono parte integrante nell’organizzazione di un ufficio davvero smart. Stiamo parlando di cuffie, supporti per il computer, poggiapiedi e prese elettriche.Se lavori in una stanza in cui ci sono anche altre persone, hai necessità di isolarti per concentrarti. Se poi devi fare delle videochiamate con il capo, i colleghi o dei clienti, devi per forza avere delle buone cuffie isolanti, dotate di microfono.Per permettere una corretta postura mentre lavori al computer, lo schermo deve essere alla stessa altezza dei tuoi occhi. Se così non è, potresti avere bisogno di un piccolo rialzo per il tuo computer: puoi affidarti a sistemi casalinghi, come pile di libri o faldoni; oppure acquistare un supporto per il PC portatile con angolazione regolabile o un sostegno che rialzi lo schermo della tua postazione fissa. Abbinare un poggiapiedi alla tua sedia ergonomica aiuta a mantenere la schiena nella posizione corretta ed evita che ti si gonfino le gambe dopo molte ore senza alzarti.In ultimo, fai in modo di avere a portata di mano un numero sufficiente di prese elettriche per ricaricare tutti i tuoi strumenti di lavoro elettronici.

Suggerimenti per lavoratori smart

Ricorda di stabilire una routine lavorativa:

Punta la sveglia e preparati per iniziare la giornata di lavoro;
Stabilisci un orario di lavoro, le fasce orarie in cui clienti, colleghi o datori di lavoro possono reperirti;
Condividi il tuo orario di lavoro con i componenti della tua famiglia, così sapranno quando “sei in ufficio” e quando, invece, possono disturbarti;
Organizza un programma di lavoro, ovvero stabilisci quali attività svolgere per prime e quali, invece, puoi svolgere in un secondo momento;
Prenditi delle pause regolari, così farai riposare gli occhi e sgranchirai le gambe;
Termina la tua giornata di lavoro come se dovessi uscire dall’ufficio: spegni il computer, archivia i documenti che non usi e riponi i tuoi strumenti di lavoro.

Lavorare da casa non significa lavorare a qualsiasi ora, né farsi distrarre dalle faccende domestiche. Magari all’inizio sarà difficile trovare il giusto compromesso, ma speriamo di averti aiutato a organizzare al meglio la tua postazione di lavoro casalinga.